MEMBUAT PENGORGANISASIAN DENGAN EFEKTIF

MEMBUAT PENGORGANISASIAN DENGAN EFEKTIF

MEMBUAT PENGORGANISASIAN DENGAN EFEKTIF

PENGORGANISASIAN

DEFINISI :

PROSES MENCIPTAKAN STRUKTUR SEBUAH ORGANISASI

STUKTUR ORGANISASI :

KERANGKA KERJA FORMAL ORGANISASI YANG DENGAN KERANGKA ITU TUGAS TUGAS JABATAN DIBAGI BAGI

DESAIN ORGANISASI:

PENGEMBANGAN ATAU PENGUBAHAN STRUKTUR SUATU ORGANISASI

 

BEBERAPA TUJUAN PENGORGANISASIAN

  • Membagi pekerjaan yang harus dilakukan menjadi departemen-departemen dan jabatan-jabatan yang terperinci.
  • Membagi-bagi tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan masing-masing jabatan.
  • Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi.
  • Mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit.
  • Membangun hubungan di kalangan individu, kelompok dan departemen.
  • Menetapkan garis-garis wewenang formal.
  • Mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi.

 

DEPARTEMENTALISASI

LANDASAN YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOMPOKAN TUGAS TUGAS DAN PEKERJAAN DALAM RANGKA MENCAPAI SASARAN ORGANISASI

  • FUNGSIONAL
  • PRODUK
  • GEOGRAFIS
  • PROSES
  • PELANGGAN

 

PENGORGANISASIAN

KESATUAN KOMANDO

PRINSIP MANAGEMEN BAHWA SEORANG BAWAHAN HARUS MEMPUNYAI SATU SAJA ATASAN YANG KEPADANYA DIA MELEPASKAN LANGSUNG PERTANGGUNG JAWABANNYA

PROSES MENCIPTAKAN STRUKTUR SEBUAH ORGANISASI

RENTANG KENDALI

JUMLAH BAWAHAN YANG DAPAT DISUPERVISI OLEH SEORANG MANAGER SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF

SENTRALISASI

KADAR SAMPAI DIMANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN TERKONSENTRASI DI TINGKAT TINGKAT ATAS ORGANISASI TERSEBUT

DESENTRALISASI

PENGOPERAN WEWENANG MEMBUAT KEPUTUSAN KETINGKAT YANG LEBIH RENDAH DALAM SUATU ORGANISASI

 

PENDEKATAN DESAIN ORGANISASI

MEKANISTIK

SUATU STRUKTUR ORGANISASI YANG DICIRIKAN OLEH SPESIALISASI YANG TINGGI, DEPARTEMENTALISASI YANG LUAS. RENTANG KENDALI YANG SEMPIT, FORMALISASI YANG TINGGI, JARINGAN INFORMASI YANG TERTULIS DAN PARTISIPASI YANG KECIL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH PEKERJA TINGKAT BAWAH

ORGANIK

SUATU STRUKTUR ORGANISASI YANG SANGAT ADAPTIF DAN FLEKSIBEL DENGAN SPESIALISASI KERJA YANG SEDIKIT, FORMALISASI MINIMAL DAN SUPERVISI LANGSUNG KE PARA PEKERJA RENDAH

 

ORGANISASI MEKANISTIK VS ORGANISASI ORGANIK

Mekanistik

  • Spesialisasi Tinggi
  • Departementalisasi yang kaku.
  • Rantai Komando Jelas.
  • Rentang Kendali Sempit.
  • Sentralisasi
  • Formalisasi tinggi

 

Organik

  • Tim Lintas Fungsional.
  • Tim lintas hierarki.
  • Arus Informasi yang Bebas.
  • Rentang Kendali yang lebar.
  • Desentralisasi.
  • Formalisasi Rendah.

 

MEMBUAT PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF

MEMAHAMI PENGERTIAN DELEGASI

Pemberian kekuasaan dan wewenang pada seseorang untuk bertindak sebagai wakil dari seseorang mengemban tugas sekaligus tanggungjawabnya.

 

Bagaimana Mendelegasikan Pekerjaan

1.Mendelegasikan pekerjaan bersama pengambilan keputusannya.

2.Memberi kebebasan menentukan cara pelaksanaannya dan menyelesaikan sendiri persoalan yang dihadapi.

3.Memberikan tanggungjawab sesuai dengan tingkat jabatan dan kemampuan anak buah.

4.Melakukan pengamatan atau meminta laporan sesuai tingkat pendelegasian.

 

HAMBATAN DALAM DELEGASI

  • Anggapan bahwa delegasi dapat mengurangi kewenangan yang dimiliki manager.
  • Kurang percaya diri terhadap kemampuan untuk delegasi atau kurang percaya terhadap anak buah.
  • Ketakutan dianggap sebagai atasan yang mengeksploitasi anak buah.
  • Ketakutan akan anak buah yang memiliki prestasi baik akan lebih menonjol dan menyaingi atasan.
  • Merasa tidak punya cukup waktu untuk melakukan delegasi.
  • Sudah bertahun-tahun terbiasa melakukan pekerjaan sendiri.
  • Merasa lebih efisien bila dikerjakan sendiri.

 

MEMBERI DELEGASI

  • Merumuskan tanggungjawab
  • Cek pemahaman tugas
  • Membicarakan kemungkinan permasalahan yang timbul
  • Adanya komitmen

 

LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN DELEGASI DENGAN EFEKTIF

  1. Persiapan.
  2. Melakukan Delegasi.
  3. Memantau Kemajuan Tugas.
  4. Melakukan Evaluasi.

 

PERSIAPAN SIKAP DAN MENTAL

  • Kesiapan diri.
  • Keberanian menanggung resiko.
  • Rasa percaya pada anak buah.
  • Bersedia melakukan lebih banyak monitoring, memberikan feedback, melakukan intervensi bila perlu.
  • Kesabaran – manager yang baik menyadari bahwa untuk mendapatkan hasil perlu waktu.

 

A. PERSIAPAN

TUGAS YANG AKAN DIDELEGASIKAN

  • Tugas-tugas yang dapat ditangani dengan baik oleh anak buah.
  • Semua tugas yang berhubungan dengan pengumpulan informasi.
  • Tugas-tugas yang melibatkan detail operasi, bukan perencanaan.
  • Tugas-tugas yang tidak memerlukan kemampuan yang khusus atau posisi sebagai supervisor.
  • Tugas yang dapat dikontrol langsung oleh anak buah sendiri.

 

CONTOH:

  • Tugas ketrampilan teknis yang berulang-ulang.
  • Pengumpulan informasi.
  • Tugas yang melibatkan pekerjaan yang mendetail dan kurang melibatkan keputusan, misalnya : membuat kalkulasi.
  • Menghadiri pertemuan.
  • Tugas atau tanggungjawab yang akan diemban di masa yang akan datang.
  • Tugas-tugas yang akan lebih cost-effective bila dikerjakan oleh anak buah.

 

TUGAS YANG TAK BOLEH DIDELEGASIKAN

  • Managerial Responsibilities.
  • Planning and Control.
  • Performance Evaluation.
  • Disciplinary Actions.
  • Confidential Tasks.
  • Delegation Process.
  • Complex Situations.
  • Specifically Assigned Tasks.
  • Sensitive Situations.

 

KEPADA SIAPA DELEGASI DILAKUKAN

Dasar pertimbangan :

  • Pengetahuan & kemampuan anak buah.
  • Minat anak buah.
  • Beban kerja anak buah.

 

B. MELAKUKAN DELEGASI

MENGKOMUNIKASIKAN TUGAS

  • Jelaskan apa yang harus dikerjakan.
  • Jelaskan mengapa harus dikerjakan.
  • Beri alasan mengapa dia yang harus mengerjakan.

 

MENETAPKAN STANDAR KEBERHASILAN

  • Beritahu standar pelaksanaan yang harus dilakukan.
  • Jelaskan pentingnya tugas yang diberikan.
  • Beri batas waktu penyelesaian.
  • Beritahu akibatnya bila tidak dapat diselesaikan tepat waktu.

 

MENCEGAH KEGAGALAN

  • Jangan memutar-balikkan kesalahan
  • Jangan memata-matai/curiga.
  • Jangan menutup informasi.
  • Harus Terbuka.
  • Jelaskan pengharapan yang diinginkan.
  • Jangan memanipulasi.
  • Selidiki apa yang kita perkirakan.

 

C. MEMANTAU KEMAJUAN TUGAS

Manfaat Pemantauan

  • Dapat menemukan secara awal timbulnya persoalan atau kesulitan.
  • Membangkitkan semangat kerja.

CARA MELAKUKAN Pemantauan

  • Menggariskan sistem informasi per-kembangan pelaksanaan pekerjaan pada waktu penugasan.
  • Personal Follow-up – menanyakan secara informal pada anak buah. Ini akan banyak membantu anak buah memecahkan kesulitan.
  • Teknik Sampling – mengumpulkan secara acak informasi tentang kemajuan anak buah dari pihak yang terlibat.
  • Laporan Kemajuan dari anak buah sendiri.

 

D. MELAKUKAN EVALUASI

EVALUASI ANAK BUAH

  • Kualitas hasil kerja.
  • Efisiensi pekerjaan.
  • Kreativitas dalam melakukan pekerjaan.
  • Kerjasama dengan kawan kerja dan dengan bagian lain.

TINDAKAN KOREKSI

  • Penarikan Kembali Wewenang
  • Penugasan Kembali
    • Bila masih tidak bisa diselesaikan, tugas dapat diberikan kepada orang lain.

 

MELAKUKAN PENGAWASAN DENGAN EFEKTIF

PENGENDALIAN

Proses memantau kegiatan-kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan sebagaimana telah direncanakan dan proses mengkoreksi setiap penyimpangan yang penting.

 

PENTINGNYA PENGENDALIAN

Pengendalian itu penting sebab ini merupakan jembatan terakhir dalam rantai fungsional kegiatan-kegiatan menajemen. Pengendalian merupakan satu-satunya cara para supervisor untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan organisasi itu tercapai atau tidak dan mengapa tercapai atau tidak tercapai.

 

PROSES PENGENDALIAN

Proses pengukuran kinerja aktual, membandingkannya dengan sebuah pedoman dan menempuh tindakan manajemen untuk mengkoreksi penyimpangan atau standar yang tidak memadai.

 

APA YANG KITA UKUR

  • Kepuasan karyawan.
  • Tingkat pergantian karyawan
  • Tingkat ketidakhadiran
  • Anggaran
  • Kuantitas yang dihasilkan unit-unit perjam kerja.
  • Barang sisa persatuan keluaran
  • Persentase tolakan
  • Dll.

 

5 LANGKAH PENGENDALIAN

  • Menentukan Standart Pelaksanaan
  • Menetapkan bagaimana mengukur standart tersebut.
  • Mengukur hasil pekerjaan
  • Membandingkan hasil kerja dengan standart dalam rencana
  • Ambil tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

 

Menggunakan Teknik Kreatif

  • Menemukan sesuatu yang menyerupai.
  • Merubah sebagian.
  • Berfikir besar.
  • Melakukan sesuatu yang berlawanan.

 

Mengembangkan Solusi Kreatif

  • Nominal group

  membuat solusi sebanyak mungkin.

  • Brainswriting

  menuliskan ide-ide individu.

  • Trigery – clarify, expand, build on new ideas.

  memicu ide yang muncul.

 

ANALISIS KEPUTUSAN

Setelah kita mejelajahi masa lalu untuk mencari SEBAB dari persoalan, sekarang perlu bagi kita untuk memilih tindakan yang tepat untuk menangani persoalan tersebut. Langkah ini dalam pengambilan keputusan disebut ANALISIS KEPUTUSAN.

Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mengambil beberapa alternatif kemudian memilih alternatif yang terbaik. Langkah praktis dari ANALISIS KEPUTUSAN adalah sebagai berikut:

TUJUAN KEPUTUSAN

Langkah pertama dalam proses ini adalah menetapkan tujuan keputusan atau pernyataan tentang keputusan (decision statement) yang akan diambil

MENYELEKSI KRITERIA

Agar dapat mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada, kita perlu membandingkan alternatif tersebut dengan SESUATU untuk itu kita perlu megembangkan KRITERIA SELEKSI yang melaluinya kita dapat menguji alternatif yang kita miliki.

MEMBANDING KAN ALTERNATIF

Langkah berikutnya adalah memperbandingkan alterantif-alternatif yang ada melalui kriteria yang sudah dibuat sehingga kita dapat memperkecil jumlah alternatif

EVALUASI RESIKO

Adalah penting untuk melakukan evaluasi terhadap resiko yang melekat pada alternatif-alternatif yang masih tersisa.

PILIHAN TERBAIK

Langkah terakhir dalam analisis keputusan adalah memilih alternatif terbaik. Ini berarti kita akan menganalisis tingkat resiko pada setiap alternatif dan kita menilai apakah kita siap menghadap resiko-resiko tersebut. Pilihan terbaik adalah alternatif yang paling sesuai dengan kriteria dengan resiko yang paling minim yang dapat kita tangani atau hadapi.

 

TUJUAN KEPUTUSAN

Ada tiga elemen dari tujuan keputusan, atau pernyataan keputusan yang perlu kita ketahui. Elemen pertama adalah TUJUAN. Sebuah peryataan keputusan harus diformulasikan sedemikain rupa agar menggambarkan hasil akhir yang diinginkan.

Elemen kedua kita perlu memasukkan (dalam pernyataan keputusan yang kita buat) kata yang dapat membatasi cakupan alternatif yang ada. Kata-kata tersebut disebut “MODIFIER” (kata keterangan). Tanpa kata keterangan ini kita bisa mengalami kesulitan memilih karena cakupan pilihan bisa terlalu luas.

Elemen ketiga yang perlu diperhatikan tujuan atau peryataan keputusan adalah TINGKAT KEPUTUSAN itu sendiri. Pada umumnya semua keputusan diambil berdasarkan keputusan-keputusan sebelumnya. Semakin tinggi tingkat keputusan kita semakin besar pula cakupan alternatifnya. Mengapa demikian? Karena hal ini akan memungkinkan kita membandingkan alternatif-alternatif pada kelas yang minimum sama.

 

MENYELEKSI KRITERIA

Langkah kedua dari langkah praktis dalam ANALISIS KEPUTUSAN adalah menetapkan beberapa kriteria untuk menyeleksi alternatif terbaik.

Untuk bisa menghasilkan kriteria yang efektif kita perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Hasil seperti apa yang kita ingin hasilkan?
  • Hasil seperti apa yang kita ingin hindari?
  • Sumberdaya apa yang akan kita gunakan?
  • Sumberdaya apa yang akan kita pertahankan/ amankan?

 

Setelah kita memilih kriteria, kita perlu mengklasifikasi lagi kriteria tersebut menjadi kriteria MUTLAK, yakni yang mutlak dimiliki oleh alternatif. Jika kriteria ini tidak dimiliki oleh alternatif berarti tujuan keputusan tidak tercapai klasifikasi yang kedua dari kriteria adalah kriteria KEINGINAN, namun bukan suatu mandatori/ keharusan. Seleksi pertama yang kita lakukan terhadap alternatif adalah dengan mengujinya berdasarkan kriteria mutlak.

Kemudian kita menguji alternatif dari sudut kriteria keinginan, dimana kita mempertimbangkan kriteria berdasarkan urutan kepentingan.

Kriteria keinginan yang paling penting bagi kita, kita beri bobot 10 yang seterusnya ia akan menjadi “bench mark” bagi kriteria yang lain dengan skala 10 sampai 1, berdasarkan tingkat kepentingannya.

 

MEMBANDINGKAN ALTERNATIF

Langkah selanjutnya dalam proses analisis keputusan adalah memperbandingkan alternatif-alternatif yang ada. Dalam tahap ini kita mem”filteralternatif-alternatif melalui kriteria yang sudah kita tetapkan. Karena kita telah mengklasifikasi kriteria kita berdasarkan kriteria mutlak dan kriteria keinginan, filter pertama adalah menyeleksi alternatif dengan kriteria MUTLAK.

Karena kita telah menetapkan beberapa pembatasan terhadap kriteria MUTLAK, kita perlu mengumpulkan informasi tentang masing-masing alternatif untuk melihat apakah alternatif-alternatif tersebut sesuai dengan kriteria mutlak. Dengan melakukan hal ini

Kita lalu dapat membuat keputusan apakah alternatif tersebut lolos atau gugur (go or no go). Lolos artinya alternatif tersebut sesuai dengan kriteria mutlak, gugur artinya alternatif tersebut tidak sesuai dengan kriteria mutlak.

Tujuan dari penggunakan kriteria MUTLAK adalah untuk secara cepat memfilter/menyeleksi alternatif-alternatif yang tidak sesuai dengan batasan-batasan yang kita anggap tidak bisa dinegosiasikan (no-negotiable) dan juga untuk mengurangi jumlah alternatif.

Langkah berikutnya adalah memperbandingkan alternatif-alternatif yang tersisa dengan kriteria KEINGINAN. Dengan melakukan hal ini kita akan memperoleh informasi dari alternatif-alternatif yang ada, apakah mereka memenuhi apa yang kita inginkan.

Di sini kita menggunakanjudgementkita dalam menilai atau menguji informasi-informasi tersebut dengan memberikan “scoring” pada setiap alternatif yang berpedoman pada kriteria keinginan. Kita akan menggunakan angka untuk merefleksikan penilaian (judgement) yang kita berikan. Angka tertinggi akan kita berikan kepada alternatif yang paling sesuai dengan kriteria keinginan, dan seterusnya. Nilai yang kita berikan untuk masing-masing alternatif akan kita kalikan dengan bobot dari kriteria yang telah kita tetapkan.

Hasil dari penjumlahan secara total akan menunjukkan kepada kita suatu “index performance”. Jadi, langkah-langkah dalam memperbandingkan alternatif berarti membandingkan alternatif-alternatif yang ada, pertama dengan kriteria MUTLAK … kemudian kita melakukan scoring terhadap alternatif yang masih tersisa dengan menggunakan standar kriteria KEINGINAN. Dengan demikian kita telah menyeleksi alternatif-alternatif yang ada menjadi hanya satu (1), dua (2) atau tiga (3).

EVALUASI RESIKO

Langkah selanjutnya dalam proses ANALISIS KEPUTUSAN ialah langkah yang disebut EVALUASI RESIKO. Setiap alternatif, atau setiap langkah tindakan yang diambil biasanya memiliki atau mengandung resiko-resiko tertentu. Karena itu, sangat penting untuk menganalisa resiko-resiko tersebut. Caranya sederhana, kita ajukan pertanyaan berikut pada setiap alternatif.

Resiko-resiko apa saja yang akan kita hadapi jika kita memilih alternatif ini?” Kita lalu mendaftar (list) semua resiko tersebut. Ini   dilakukan untuk semua alternatif yang telah tersaring.

Resiko-resiko yang ditemukan bisa berbeda untuk setiap alternatif. Tingkat (degree) resikopun berbeda-beda. Pertama kita perlu melihat tingkat PROBABILITAS dengan menggunakan skalatinggi”, “sedangdanrendah”, atau skala 1 s/d 10, kita dapat mengevaluasi/ menganalisis setiap resiko, apakah kemungkinan atau probabilitas terjadinya resiko terhadap alternatif tinggi, sedang atau rendah. Elemen yang lain dalam melihat tingkat resiko ialah tingkat KESERIUSAN dari resiko tersebut. Dengan kata lain jika resiko tersebut benar-benar terjadi apa kira-kira dampaknya bagi kita atau bagi perusahaan? Untuk itu kita juga perlu   menggunakan skala yang sama dalam mengukur tingkat   keseriusan ini.

PILIHAN TERBAIK

Langkah terakhir dalam ANALISIS KEPUTUSAN adalah menentukan pilihan alternatif terbaik. Ini berarti kita melakukan “review” terhadap resiko-resiko yang ditunjukkan oleh faktor PROBABILITAS dan faktor KESERIUSAN. Jika kita merasa bahwa kita tidak siap memilih alternatif yang memiliki tingkat resiko tinggi, kita dapat memilih alternatif yang resikonya lebih rendah, pilihan terbaik adalah pilihan yang sesuai dengan kriteria (MUTLAK dan KEINGINAN) dengan resiko seminimal mungkin.

KESIMPULAN

Pertanyaan-pertanyaan dalam ANALISIS KEPUTUSAN adalah :

Apa tujuan dari keputusan ini?

Apa kriteria MUTLAK dan kriteria KEINGINAN?

Apa saja alternatif-alternatif yang ada?

Bagaimana alternatif-alternatif tersebut diuji dengan kriteria (MUTLAK dan KEINGINAN)?

Apa saja resiko-resiko yang ada?

Bagaimana tingkat/kadar resiko-resiko tersebut?

Apa pilihan terbaik?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *