MONITORING AND CONTROLLING GOAL BY CIRCLE of PDCA

MONITORING AND CONTROLLING GOAL

BY CIRCLE of PDCA 

MONITORING AND CONTROLLING GOAL BY CIRCLE of PDCA

PENGENDALIAN

Proses memantau kegiatan – kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan sebagaimana telah direncanakan dan proses mengkoreksi setiap penyimpangan yang penting.

 

PENTINGNYA PENGENDALIAN

Pengendalian itu penting sebab ini merupakan jembatan terakhir dalam rantai fungsional kegiatan-kegiatan menajemen. Pengendalian merupakan satu-satunya cara para supervisor untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan organisasi itu tercapai atau tidak dan mengapa tercapai atau tidak tercapai.

 

PROSES PENGENDALIAN

Proses pengukuran kinerja aktual, membandingkannya dengan sebuah pedoman dan menempuh tindakan manajemen untuk mengkoreksi penyimpangan atau standar yang tidak memadai.

 

APA YANG KITA UKUR

  • Kepuasan karyawan.
  • Tingkat pergantian karyawan.
  • Tingkat ketidakhadiran.
  • Anggaran.
  • Kuantitas yang dihasilkan unit – unit perjam kerja.
  • Barang sisa persatuan keluaran.
  • Persentase tolakan.
  • Dll.

 

5 LANGKAH PENGENDALIAN

1.Menentukan Standart Pelaksanaan.

2.Menetapkan bagaimana mengukur standart tersebut.

3.Mengukur hasil pekerjaan.

4.Membandingkan hasil kerja dengan standart dalam rencana.

5.Ambil tindakan – tindakan perbaikan yang diperlukan.

 

  1. MENENTUKAN STANDAR PELAKSANAAN

Standar yang dimaksud adalah spesifikasi yang ada dalam rencana kerja, yang dapat diterjemahkan menjadi suatu standart yang bisa dipakai dalam pelaksanaan kerja.

 

3 standart :

  • Standar Fisik
  • Standar Budget
  • Standar Waktu

 

  1. TETAPKAN BAGAIMANA MENGUKUR STANDAR

Dibantu dengan beberapa pertanyaan :

  • Berapa kali pelaksanaan pekerjaan harus di kendalikan? Setiap jam? Setiap hari? Setiap bulan? Setiap tahun?
  • Bagaimana cara mengendalikan pekerjaan tersebut? Melalui telepon? Observasi? Inspeksi? Laporan Tertulis?
  • Siapa saja yang harus dilibatkan dalam pengontrolan? Manajer? Superintenden? Head Supervisor?

 

  1. MENGUKUR HASIL PEKERJAAN

 

Cara pengendalian pada tahap ini :

  • Pengamatan langsung.
  • Penerimaan laporan lisan dan atau tulisan.
  • Metoda otomatis.
  • Pengujian (testing).
  • Dengan sampel.

 

  1. MENGUKUR HASIL PEKERJAAN

 

Cara pengendalian pada tahap ini :

  • Pengamatan langsung.
  • Penerimaan laporan lisan dan atau tulisan.
  • Metoda otomatis.
  • Pengujian (testing).
  • Dengan sampel.

 

  1. AMBIL TINDAKAN PERBAIKAN YANG DIPERLUKAN

Beberapa tindakan yang mungkin dilakukan

  • Mengusulkan agar standar yang ada dalam rencana kerja (fisik, budget, waktu) dirubah.
  • Mengubah cara pengukuran standar
  • Mencari jalan keluar – membuat alternatif.

 

PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

  1. SELEKTIF

Tidak semua kegiatan dalam satu pekerjaan harus dapat dikendalikan bersamaan, harus ada skala prioritas pengendalian.

Ada 3 prioritas :

  • Must Control
  • Need to Control
  • Nice to Control
  1. TEPAT WAKTUNYA

Ketiga jenis pengendalian (feedforward, concurrent, feedback) menyatakan bahwa pengendalian itu dapat ditetapkan waktu pelaksanaannya.

  1. EFEKTIF

Adanya keseimbangan antara hasil, ketepatan dengan expense yang dikeluarkan dalam upaya pengendalian.

  1. TELITI

Fungsi pengendalian antara lain bertujuan untuk mengadakan perbaikan-perbaikan dan penyesuaian-penyesuaian aktifitas, maka dalam menentukan masalah harus tepat dan teliti agar dapat diambil tindakan-tindakan yang tepat pula.

  1. DAPAT DITERIMA

Untuk menghasilkan pengendalian yang dapat diterima oleh semua pihak, ada beberapa cara pendekatan :

  • Harus berdasarkan fakta, data, bukan opini pribadi.
  • Harus tepat waktu.
  • Focus pada masalah bukan pada orang.
  • Dapat dimengerti oleh semua pihak.
  • Harus layak, dapat dilaksanakan dan realistis.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *