Personal Development for Secretary

Personal Development for Secretary

TATA KRAMA DAN ETIKA BISNIS

Seorang sekretaris yang baik adalah asset suatu perusahaan, karena ia bertanggung jawab atas semua tindakan perusahaan. Ada beberapa prinsip yang harus dilakukan, bila ingin mengintegrasikan diri didalam perusahaan. Kesan baik dari seorang sekretaris, penting bagi citra perusahaan, atasannya ataupun diri sendiri.

PENGERTIAN

  • ETIKA :

Tata cara pergaulan yang baik antara sesama manusia

  • ETIKA :

Falsafah moral dan merupakan pedoman cara hidup yang benar dilihat dari sudut budaya, susila dan agama.

Etiket yang berlandaskan etika di kantor dalam kegiatan usaha (bisnis) akan menguntungkan usaha dan semua unsur yang ada. Karyawan yang dapat mengaplikasikan etiket, akan lebih efisien dalam bekerja. Karyawan yang dapat berlaku sopan dan santun, akan dapat menjaga dan menarik pelanggan.

Mengabaikan sopan santun akan sering menimbulkan perselisihan dan kesalahfahaman. Setiap orang hendaknya memelihara hubungan baik dengan siapa saja, bahkan juga memikirkan kepentingan dan keinginan orang lain. Etiket akan merupakan sarana untuk kelancaran bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Tingkah laku yang baik/sopan dan sikap memperhatikan kepentingan orang lain, tidak pernah lapuk oleh jaman, karena selalu diperlukan.

Perlu diperhatikan bahwa setiap individu memiliki perasaan, pikiran dan keinginan yang berbeda dengan orang lainnya. Karenanya diperlukan toleransi terhadap perbedaan tersebut.

Disisi yang lain, juga perlu diperhatikan agar diri kita sendiri tidak dipengaruhi oleh tingkah laku dan sikap buruk dari orang lain.

Untuk mencapai misi dan tujuan tersebut, hal-hal yang dapat mendukung perusahaan di antaranya :

  • Karyawan hendaknya memiliki tanggung jawab dalam melayani relasi kerja. Sering sumber daya manusia yang ada cenderung masih bersifat arogan dan tidak termotivasi dengan diri sendiri.
  • Ketentuan-ketentuan yang ada jangan dilanggar, baik ketentuan yang secara normative, maupun ketentuan yang ada di dalam masyarakat.

 

Diperlukan untuk

  1. Meningkatkan Disiplin
  2. Melayani relasi kerja, baik internal maupun eksternal sebaik mungkin, dengan menjunjung tinggi dan melaksanakan etika kerja yang positif

Karena itu perlu menginternalisasikan sikap kerja yang positif dan setiap sekretaris harus memahami, dapat menguasai perasaan dan mengaplikasikan etika dalam melakukan kerja.

Karena itu kita akan membahas :

  1. Mengapa etika perlu pada bisnis perusahaan
  2. Dasar-dasar Etiket

Prinsip selalu berusaha menyenangkan orang lain

Manfaat dalam kehidupan manusia

  1. Apa yang perlu dimiliki supaya berhasil

Memupuk kepercayaan diri

Ciri mereka yang menghayati etika yang baik

  1. Usaha yang dilakukan untuk meningkatkan kemauan dan kemampuan

Perhatian

Sikap menghargai

  1. Nilai-nilai tertentu yang harus dijalankan

Perilaku yang sangat dibutuhkan

  1. Etiket dalam percakapan

Lingkup komunikasi

Yang diperlukan dalam berbicara efektif dan menarik

 

DASAR-DASAR ETIKET

  • Sopan dan ramah kepada siapa saja
  • Memberi perhatian kepada orang lain
  • Menjaga perasaan orang lain
  • Ingin membantu
  • Memiliki rasa toleransi
  • Dapat menguasai diri, mengendalikan emosi dalam setiap situasi

Secara singkat “Selalu berusaha untuk menyenangkan orang lain” (ALWAYS WANTS TO PLEASE SOMEBODY)

MANFAAT ETIKET DALAM KEHIDUPAN MANUSIA :

  1. Membuat seseorang disegani, dihormati dan disenangi orang lain
  2. Membuat kemudahan dalam hubungan baik dengan orang (better human relations)
  3. Membuat keyakinan pada diri sendiri dalam setiap situasi
  4. Dapat memelihara suasana yang baik di lingkungan keluarga, tempat kerja, dan antara teman.

 

Perbedaan Etiket Timur dan Barat

Dasar dari peraturan etiket adalah adat istiadat atau tradisi dari daerah dan negara tertentu, yang kadang-kadang berbeda dan bertentangan.

Seperti misalnya :

  1. Cara bersalaman
  2. Cara menatap mata sewaktu berjabatan tangan
  3. Saat memberi sambutan
  4. Saat menerima sesuatu (tangan kiri)

Selain mengetahui etiket bangsa sendiri, sebaiknya juga mengetahui sedikit tentang etiket bangsa-bangsa lain. Sebab hal itu akan melancarkan komunikasi dan kemampuan kita untuk menyesuaikan diri kepada lingkungan tempat kita berada.

“IF YOU ARE IN ROME DO AS THE ROMANS DO”

Untuk dapat lebih berhasil dalam kehidupan, orang perlu memiliki :

  1. SELF CONFIDENCE

Percaya diri yang kuat

 

  1. SELF CONTROL

Kemarahan, rasa tidak puas, tidak sabar, kecewa perlu dikontrol dan jangan terpancing oleh kekasaran orang lain.

  1. BODY LANGUAGE

Bahasa tubuh adalah suatu bahasa yang setiap orang bisa mengerti.

Dari segi positif dapat digunakan

  1. FIRST IMPRESSION

You will never get a second chance to make the first impression.

Apabila kita berjumpa dengan orang baru, usahakanlah untuk meninggalkan kesan yang baik.

Cara Memupuk Kepercayaan pada Diri Sendiri :

  1. Banyak membaca mengenai pengetahuan umum.
  2. Mengikuti berita-berita yang aktuil.
  3. Memperdalam pengetahuan di bidang kita.
  4. Tidak segan bertanya apabila tidak atau kurang mengerti.
  5. Terbuka untuk menerima kritik membangun.
  6. Memperhatikan saran-saran penampilan.
  7. Berani berdiskusi untuk menguji apakah pendapat kita dapat diterima atau tidak.

 

  1. Banyak bergaul dengan berbagai lapisan masyarakat.
  2. Melatih diri dalam beberapa macam keterapilan.
  3. Mempelajari bahasa lain (asing, daerah) untuk dipergunakan secara aktif atau pasif bila diperlukan.

Ciri-ciri Orang yang Menghayati Tata Krama yang Baik

  • Memiliki rasa percaya diri pada waktu menghadapi masyarakat dari tingkat manapun.
  • Segala tingkah laku dan ucapannya mencerminkan perhatian kepada orang lain dan mempertimbangkan terhadap kepentingan orang lain.
  • Sopan, ramah selalu menunjukkan sikap yang menyenangkan dan bersahabat kepada siapa saja.
  • Dapat menguasai diri, selalu berusaha tidak menyinggung perasaan orang lain, menyakiti atau mengganggu pikiran orang lain.
  • Usahakan tidak membuat kecewa, gusar, apalagi membuat marah orang lain; walaupun diri sendiri baru atau sedang dalam keadaan sedih, kesal, lelah atau jenuh.

 

Khusus Pria harus berdiri dari tempat duduk :

  • Bila berjabatan tangan (dengan pria atau wanita)
  • Bila seorang wanita masuk kedalam ruangan
  • Bila seorang wanita mendekati, saat ia duduk
  • Bila seorang wanita yang duduk disampingnya berdiri dan akan meninggalkan tempat.

Etiket dalam Percakapan (Conversation)

Seni pembicaraan adalah bukan mengetahui sesuatu yang harus dikatakan, melainkan sesuatu tidak boleh dikatakan, yaitu yang berhubungan dengan masalah yang sangat pribadi

Communication Field :

  1. Facial Expression
  2. Body Position
  3. Good (clear) Voice
  4. Choise of Words
  5. Ways of using the Eyes

 

Hal yang Diperlukan untuk dapat Berbicara Secara Efektif :

  • Rasa percaya diri yang kuat.
  • Keluwesan dalam pergaulan.
  • Mempunyai persepsi yang tepat terhadap keadaan lingkungan dan individu yang terlibat dalam interaksi tersebut.
  • Dapat menguasai situasi.
  • Mengetahui hasil yang diharapkan dari interaksi.

Cara Membuat Percakapan Menarik :

  • Sincere desire to please
  • Rasa humor
  • Bisa bicara tentang banyak hal
  • Bisa menyesuaikan diri dengan lawan bicara
  • Memberikan penjelasan singkat dan mudah dimengerti
  • Memperhatikan atau menatap lawan bicara
  • Tahu memberi pujian (compliment)
  • Dapat menjadi pendengar yang baik

 

Hal-hal yang Dihindarkan dalam Percakapan :

  • Memotong pembicaraan orang lain
  • Memonopoli pembicaraan atau percakapan
  • Membual tentang diri sendiri
  • Membicarakan hal-hal yang dapat menimbulkan pertentangan
  • Pembicaraan tentang penyakit, kematian, dll.
  • Menanyakan harga barang orang lain
  • Menanyakan masalah yang sifatnya pribadi
  • Gosip/berita yang belum tentu kebenarannya

Topik Pembicaraan yang Baik :

Kebudayaan, Adat istiadat, Olah raga, Sejarah, dan hal-hal yang actual.

Dengan bekal pengetahuan yang luas, kita mudah masuk ke dalam pembicaraan tentang berbagai hal. Dan komunikasi kita dengan orang lain dapat lancar dan pergaulan kita menjadi luas.

 

Karyawati yang Profesional Perlu Memperhatikan :

  1. Penampilan pribadi yang rapi dan bersih (busana, sepatu, wajah, rambut, kuku).
  2. Pengendalian sikap tubuh.
  3. Pengendalian suara.
  4. Menggunakan bahasa yang baik (lisan maupun tertulis).
  5. Memelihara suasana yang formal.
  6. Menepati janji.
  7. Menepati waktu.

Tata Krama Pergaulan dalam Bisnis (Business Etiquette)

Setiap pria atau wanita karier, karyawan dan karyawati harus menyadari bahwa penghayatan tata krama dalam lingkungan kantor atau tempat usaha adalah penting, karena bertujuan :

  • Memelihara suasana yang menyenangkan.
  • Menimbulkan rasa saling menghargai.
  • Meningkatkan efisiensi kerja.
  • Meningkatkan citra pribadi dan citra perusahaan.

 

Etiket dalam Dunia Bisnis

Etiket atau tata cara pergaulan merupakan salah satu sarana penting untuk memperoleh kemajuan dan sukses dalam dunia bisnis.

Setiap orang diharapkan bertindak sopan terhadap sesamanya, baik terhadap atasan, rekan sekerja, maupun terhadap bawahan atau anak buah termasuk terhadap pesuruh, supir atau pembantu rumah tangga.

Di negara-negara sedang berkembang termasuk Indonesia yang cenderung mengikuti pelaksanaan bisnis gaya Barat, masih banyak orang yang belum mengetahui atau kurang menerapkan tata krama pergaulan, dan sopan santun yang biasa berlaku dalam kalangan bisnis Internasional sehingga seringkali terjadi salah pengertian, salah paham maupun kekecewaan.

Meskipun demikian di negara-negara yang telah maju pun akhir-akhir ini terdapat gejala bahwa kesadaran tentang pentingnya tata krama pergaulan itu makin berkurang.

Dewasa ini banyak anak muda memasuki dunia bisnis tanpa pengetahuan mengenai sopan santun dasar dan etiket pergaulan. Seringkali orang berlaku kasar terhadap sesamanya, bertindak semaunya tanpa menghiraukan kepentingan ataupun perasaan orang lain.

 

Etiket berguna untuk mempermudah kelancaran pelaksanaan kegiatan bisnis untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja, dan membantu berhasilnya urusan bisnis agar lancar dan efisien.

Bagi mereka yang bekerja, terutama yang setiap hari datang ke suatu kantor, sebagian besar hidupnya dihabiskan di tempat itu.

Tidak selalu mudah untuk memelihara hubungan baik dengan orang-orang yang berasal dari berbagai daerah, kadang-kadang berlainan bangsa, bahasa, dengan latar belakang dan pendidikan yang tidak sama, yang juga memiliki kepentingan yang berlainan pula.

ETIKET BERTELEPON

Siapapun yang mengangkat telepon dapat mengharumkan dan menjaga nama baik perusahaan tetapi juga dapat menjatuhkannya. Selain suara yang baik dan ramah serta berekspresi, penggunaan kata-kata harus baik dan jelas. Hindari bahasa prokem (slang) dan keakraban berlebihan.

 

Cara Menerima Telepon

Setiap perusahaan mempunyai cara tersendiri bagaimana menerima telepon. Sebaiknya seorang pimpinan perusahaan memberikan instruksi, baik kepada eksekutifnya juga bawahannya tentang bagaimana cara menerima telepon yang diinginkan oleh perusahaan bersangkutan. Usahakan agar selalu mengangkat telepon pada dering pertama.

Bila Seseorang Harus Menunggu di Telepon (Putting People on Hold)

Bila kita di tengah percakapan telepon, sementara ada telepon lain yang masuk (serta tugas kita juga menerimanya), katakanlah dengan ramah dan dengan nada apologetik kepada si penelepon pertama agar ia mau menunggu (on hold). Kemudian menjawab telepon yang kedua dan mau menyelesaikan pembicaraan secepatnya. Tanggung jawab kita untuk mendahulukan penelepon pertama, jangan sampai diabaikan. Bila penelepon kedua ternyata lebih penting, katakan kepada penelepon pertama ada telepon yang urgent yang harus anda tangani. Katakan kepada penelepon pertama bahwa anda akan meneleponnya kembali secepatnya.

Cara Transfer Telepon

Hal yang mengesalkan semua orang bila sudah menerangkan panjang lebar apa yang dimaksudkan, tapi kemudian ditransfer kepada orang lain dan harus mengulang kembali dari awal apa yang sudah diterangkan itu. Hal itu tidak efisien dan hanya membuang-buang waktu kedua belah pihak. Atasi setiap telepon yang masuk sebaik mungkin. Bila kita terpaksa harus menstransfer si penelepon kepada pihak lain, katakan mengapa kita melakukan transfer tersebut.

Bila Tidak ada di Tempat

Bagaimana menerima telepon bila atasan tidak ada di kantor pada jam kerja untuk urusan pribadi. Seorang sekretaris harus mengatakan bahwa atasannya keluar untuk urusan kantor, karena rekan atau klien boss tidak perlu tahu kegiatan-kegiatan pribadinya pada jam kantor. Bila atasan sangat sibuk dan tidak ingin menerima telepon dari luar, sekretaris harus langsung mengatakan bahwa atasan sedang ke luar kantor.

Pesan

Kalau meninggalkan pesan harus memberi informasi lengkap, jelas, singkat sbb :

  • Nama lengkap
  • Nama dan nomor telepon yang dapat dihubungi
  • Pesan yang jelas, singkat dan tak bertele-tele

Basa basi dengan jawaban-jawaban singkat.

Bila telepon terputus, putar kembali.

Leave a Reply